Méthodologie Grands Groupes (adaptable pour les structures plus petites en FRANCE)
Exemple du Groupe ULTRA
Le Groupe ULTRA est un leader mondial des hautes technologies côté en Bourse qui compte XX XXX collaborateurs dans le monde et dans X pays. ULTRA investit dans les innovations du numérique et de la « Deep Tech » (connectivité, Big data, intelligence artificielle, cybersécurité et quantique) pour construire un avenir de confiance.
Le Groupe ULTRA opère dans un secteur « sensible » où il faut attirer et fidéliser les talents. La Direction des Ressources Humaines met tout en œuvre pour accompagner ses collaborateurs dans les meilleures conditions mais reste à l’écoute de solutions nouvelles optimisées.
C.A.T. PARTNERS
La Direction de C.A.T. PARTNERS s’appuiera sur une équipe de pluridisciplinaires dimensionnée en conséquence d’experts (Actuaires, juristes, avocats et experts-comptables) afin de mener l’étude des couvertures des collaborateurs à l’international du Groupe ULTRA. La méthodologie de travail est prévue en 3 phases.
Audit en 4 Phases (10 à 20 semaines)
Cadrage
Kick off Validation de l’objectif et du périmètre Structuration de la mission : planification, moyens alloués
Etat de situation
Interviews (réunion / visio) Collecte de la documentation
Analyse
Analyse multidimensionnelle
Recommandations
Fin de mission
PHASE 1 : CADRAGE (1 jour)
Objectifs
Validation de l’objectif et du planning
Validation du périmètre
Validation des moyens alloués
Validation des parties prenantes (internes à ULTRA et externes)
Structuration du suivi de la mission
Principales Activites
Clarification des objectifs et du périmètre de la mission
Constitution de l’équipe projet
Structuration de la mission (instances, suivi)
Elaboration de la méthode et du plan de travail
Identification des contributeurs et des parties prenantes / information du lancement de la mission
Modalité d’organisation des rendez-vous / Communication
Moyens
Président C.A.T. PARTNERS / Responsable coordination
Collaborateur ULTRA en interface
Mandat d’étude
Livrables
Feuille de route validée
Instances de suivi de la mission
Réunion de lancement
PHASE 2 : ETAT DE SITUATION
Objectifs
Inventaires des pratiques mises en œuvre en matière de politique de mobilité internationale et des dispositifs de protection sociale qui en découlent
Principales Activites
Revue des politiques de mobilité internationale Revue des dispositifs de protection sociale existants Collecte des données auprès des parties prenantes Constitution d’un référentiel documentaire Cartographie des salariés en mobilité internationale Cartographie de la protection sociale par pays et par périmètre
Moyens
Président C.A.T. PARTNERS / Responsable coordination Collaborateur ULTRA en interface Documentation contractuelle, technique et financière Fichier des effectifs en mobilité international
Livrables
Analyse macro ULTRA Cartographie des effectifs / analyse de la démographie Cartographie réglementaire / pays Zones de risque éventuelles à creuser
Revue des politiques de mobilité internationale
Type de mobilité mise en œuvre (détachement, expatriation…) Type de contrat de travail avec le salarié (société étrangère d’accueil ou d’origine : siège France, local, pays d’origine, « dual »)
Revue des dispositifs de protection sociale existants
Type de protection sociale : CFE, 1er euro Recensement des contrats souscrits Risques couverts : santé, prévoyance, retraite, chômage Couvertures et garanties souscrites Cumul de couvertures
Cartographie des salariés en mobilité internationale
Recensement des salariés en mobilité : Nationalité Date de naissance Pays d’accueil Pays d’origine Nombre d’enfants et âges Conjoint (âge) Analyse de la démographie
Conformité de la protection sociale par pays
Identification des zones de risque Identification des redondances de couverture
Livrable
Analyse macro / périmètres Cartographie des effectifs / analyse de la démographie Cartographie réglementaire / pays Zones de risque éventuelles à creuser
PHASE 3 : ANALYSE (6 à 10 semaines)
Objectifs
Réalisation de la cartographie détaillée (juridique, technique) des régimes de protection sociale liés à la mobilité internationale Recommandations visant à optimiser les dispositifs existants, à faire converger les pratiques et services en la matière
Principales Activites
Analyse juridique Analyse technique Analyse des couvertures et benchmark Description de la gestion et des services en vigueur
Moyens
Président C.A.T. PARTNERS / Responsable coordination Collaborateur ULTRA en interface Partie prenante identifiée
Livrables
Synthèse juridique et recommandations Synthèse technique et recommandations Synthèse des couvertures et recommandations Description global du service
Analyse juridique
Cartographie des acteurs Contrôle de l’exhaustivité des pièces contractuelles Analyse des cadres réglementaires Analyse des contrats d’assurance en santé, prévoyance, retraite… Analyse des montages d’assurance par pays ou zone géographique (assureurs locaux fronteurs / réassureurs) Analyse des notices d’information & résumés de garanties
Analyse technique
Analyse des protocoles techniques et financiers Contrôle de l’exhaustivité des comptes de résultat 2020-2022 Analyse des reportings assureurs / courtiers / gestionnaire Analyse technique des montages d’assurance et des résultats
Analyse des couvertures
Analyse comparée des garanties Identification des doublons de couverture (choisis ou non) Analyse des plafonds et seuils par pays / par zone Analyse comparée des services associés Analyse comparée aux pratiques de marché
Description de la gestion et des services
Cartographie des acteurs Cartographie des flux BtoB i.e avec les organismes de sécurité sociale / assureurs / prestataires Cartographie des flux de prestations Services proposés aux assurés
Livrable
Synthèse juridique et préconisations Synthèse technique et préconisations Synthèse des couvertures et préconisations Description global du service
PHASE 4 : RECOMMANDATIONS (1 jour)
Objectifs
Présentation des résultats de l’audit Echanges contradictoires sur le constat et validation Présentation des solutions préconisées et du plan d’action proposé
Principales Activites
Restitution détaillée de l’audit et partage du constat Présentation des solutions d’optimisation envisagées et ajustements Présentation des pistes de convergences possibles Elaboration d’un plan d’action intégrant les préconisations validées
Moyens
Président C.A.T. PARTNERS / Responsable coordination Collaborateur ULTRA en interface
Livrables
Rapport d’audit Préconisations Stratégie et plan d’action
Méthodologie Classique
- Des solutions d’assurances
Etude approfondie
- Full Service France
- Full Service International